Báo giá đồng phục công ty: 7 mục phải có để đọc được và so được, 4 điều khoản phải vào hợp đồng

Doanh nghiệp gửi yêu cầu đi bốn nơi, nhận về bốn bản báo giá đồng phục công ty. Một bên ghi đúng một dòng: "Bộ vest nam/nữ — 3.200.000đ/bộ". Bên khác ghi ba trang nhưng không có dòng nào nói vải gì. Bên thứ ba rẻ hơn hai triệu một bộ. Người so giá ngồi trước bốn tờ giấy và không biết mình đang so cái gì với cái gì. Một bản báo giá đồng phục đọc được không phải bản rẻ nhất — là bản mà bạn biết mình mua gì, khi nào nhận, và ai chịu trách nhiệm nếu sai. Bài này là bảy mục bạn nên đòi có trong mọi báo giá, và bốn điều khoản phải nằm trong hợp đồng.

Vì sao báo giá đồng phục hay "một dòng"

• Một dòng thì không so được. Khi cả bộ chỉ có một con số, bạn không biết vải nào, may đo hay may size, có bao gồm cà vạt hay không — và người bán cũng không phải cam kết gì.
• Một dòng thì dễ phát sinh. Đến khi đo mới biết size lẻ tính thêm; đến khi duyệt mẫu mới biết thêu logo tính riêng; đến khi giao mới biết vận chuyển từng chi nhánh là khoản khác.
• Một dòng thì không ai sai cả. Vải xù sau ba tháng, nhà cung cấp nói "đúng báo giá rồi" — và họ nói đúng, vì báo giá không ghi gì về độ bền.

Bảy mục phải có trong báo giá đồng phục công ty

1. Tách theo hạng mục, không gộp "trọn bộ". Vest, quần âu hoặc chân váy, sơ mi, áo phông, cà vạt hoặc khăn — mỗi món một dòng, có đơn giá và số lượng. Gộp cũng được, nhưng phải kèm bảng tách bên dưới để bạn biết bỏ món nào thì giảm bao nhiêu.
2. Tên vải và thành phần, không phải tính từ. "Vải cao cấp" không nói lên điều gì. Phải là tên loại vải và thành phần sợi — ví dụ sơ mi sợi tre, vest sợi lông cừu pha, áo phông thun cá sấu. Có tên thì bạn tra được, so được, và yêu cầu mẫu thật được.
3. May đo hay may size — ghi rõ, và ghi cách đo. "May đo" mà gửi bảng size cho nhân viên tự chọn thì không phải may đo (sáu câu hỏi để biết chắc). Báo giá phải nói: đo tận nơi hay không, có phiếu số đo ký nhận không, size lẻ và nhân sự mới sau này tính thế nào.
4. In thêu logo: kỹ thuật, vị trí, số màu, đã gồm trong giá chưa. Thêu vi tính ngực trái khác in PET trên ngực áo về cả giá lẫn độ bền.
5. Tiến độ tách khâu. Không nhận một con số "20 ngày". Phải có: duyệt mẫu bao lâu, đặt vải bao lâu, may bao lâu, giao bao lâu — vì khâu ăn thời gian nhất thường là vải, không phải may (vì sao 14 ngày thành 3 tháng).
6. Bảo hành và điều kiện đổi. Bảo hành lỗi kỹ thuật bao lâu, cam kết độ bền màu bao lâu, lệch size quá dung sai thì ai chịu.
7. Thuế và các khoản chưa gồm. Giá đã gồm thuế GTGT chưa, vận chuyển tới từng địa điểm tính thế nào, may mẫu có tính phí không.

Một báo giá tốt làm bạn hỏi ít câu hơn, không phải nhiều câu hơn. Nếu đọc xong mà vẫn phải gọi hỏi "vải gì, bao lâu, bảo hành sao", thì đó chưa phải báo giá — đó là một con số.

Cái giá của việc so theo con số cuối cùng

Kịch bản tôi gặp nhiều nhất ở doanh nghiệp vài trăm người: chọn bên rẻ hơn hai triệu một bộ, nhân với 300 bộ là tiết kiệm sáu trăm triệu trên giấy. Rồi vải xù sau kỳ giặt thứ ba, một phần ba số áo lệch size vì đo bằng bảng tự khai, nhà cung cấp hết trách nhiệm sau khi giao. Năm sau công ty phải làm lại — và người đã ký lần đầu là người phải giải trình tại sao chi hai lần cho cùng một việc.

Bốn điều khoản phải có trong hợp đồng

• Mẫu niêm phong là căn cứ nghiệm thu. Mẫu vải và bộ may mẫu đã duyệt được niêm phong; mọi đợt sau — kể cả đợt bổ sung năm sau — đối chiếu đúng mẫu đó.
• Dung sai size và cách xử lý. Ghi rõ mức dung sai chấp nhận được và ai chịu chi phí khi vượt.
• Tiến độ từng đợt và phạt chậm. Giao mấy đợt, mỗi đợt bao nhiêu, chậm thì sao — kèm phương án bù nếu khâu vải kéo dài.
• Bảo hành bằng văn bản và đầu mối xử lý. Một người chịu trách nhiệm, thời hạn phản hồi tính bằng giờ làm việc.

Ba câu hỏi gửi lại nhà cung cấp trước khi so giá

Nếu bốn báo giá trên bàn không cùng định dạng, đừng so vội. Gửi lại cả bốn bên đúng ba câu: "Cho tôi bảng tách theo từng món, ghi tên vải và thành phần" · "Anh chị đo tận nơi hay gửi bảng size?" · "Tiến độ tách theo khâu, và nếu vải chậm thì bù thế nào?" Ai trả lời được cả ba bằng văn bản, danh sách của bạn thường còn lại một hoặc hai — và lúc đó so giá mới có nghĩa (4 câu hỏi nhận ra nhà cung cấp đáng tin).

Thứ tự nên nghĩ: đọc được trước, so được sau, rẻ tính sau cùng. Đẹp là chưa đủ — đồng phục phải đúng, bền và có trách nhiệm; và trách nhiệm bắt đầu từ việc nhà cung cấp dám ghi ra giấy mình bán cái gì.

Alma — Nguyễn Thị Tuyết Mai

Chuyên gia đồng phục công sở cao cấp — tháo gỡ nút thắt hệ thống cho doanh nghiệp · 15 năm trong nghề · Nhà sáng lập ANIMA